Dozenten und Professoren richtig kontaktieren

Das Thema mag ungewöhnlich klingen, doch jeder Student kommt früher oder später in die Lage, mit einem Professor oder Dozenten in Kontakt treten zu müssen. Manch einem mag die Kommunikation sehr leicht fallen, doch viele Studenten sind unsicher: Wie spreche ich ihn oder sie richtig an? Soll ich einfach im Büro vorbeischauen oder lieber eine E-Mail schreiben? Wie formell muss bzw. wie informell darf es sein? Und welche Fettnäpfchen könnten im Weg stehen? Du siehst – es ist gar nicht so einfach, wie es klingt. Aber wir sagen dir, wie es geht.

 

Der Ton macht die Musik

Wenn du ab und zu schriftlich mit deinen Eltern oder sogar Großeltern kommunizierst, wirst du feststellen, dass deine und ihre Nachrichten sich ganz schön voneinander unterscheiden. Deine Nachrichten klingen viel umgangssprachlicher, du verwendest Abkürzungen, die sie nicht kennen oder Emojis, die bei anderen Generationen für Verwirrung und Missverständnisse sorgen. Vermeide es unbedingt, einen Professor oder Dozenten so anzusprechen, als wärt ihr befreundet. Er oder sie ist so etwas wie dein Vorgesetzter, Respekt und Höflichkeit sollten selbstverständlich sein. Die Ansprache mit „Sehr geehrte/r Frau/Herr …“ ist ein Muss, am Ende steht „Mit freundlichen Grüßen“. Wenn du im Nachrichtenverlauf bemerkst, dass der Dozent dir eher leger antwortet, kannst du einen Gang zurück schalten, aber auf keinen Fall flapsig werden. Auch im persönlichen Gespräch oder bei Telefonen ist ein angemessener Ton Pflicht.

 

Termine vereinbaren und einhalten

Professoren haben viel zu tun. Wer sowieso schon keine Zeit hat, kann mit sehr großer Wahrscheinlichkeit nichts weniger leiden als wertvolle Zeit gestohlen zu bekommen. Bevor du also mit einem Anliegen an sie oder ihn herantrittst, vereinbare einen persönlichen oder einen Telefon-Termin, am besten in der Sprechstundenzeit des Dozenten. Halte dich an den Termin und überlege dir vorher genau, was du abklären möchtest. Du kommst nicht auf einen gemütlichen Kaffee zu Besuch, sondern hast ein bestimmtes Anliegen. Wenn dir etwas nicht klar ist oder deine Frage nicht beantwortet wurde, solltest du noch einmal nachhaken. Nach dem Gespräch sollte alles geklärt sein, damit du dich nicht gleich wieder an den Dozenten wenden musst.

 

Telefon, E-Mail oder persönlich?

Alle Kommunikationsmittel haben Vor- und Nachteile. Ein Telefonat kannst du ortsunabhängig führen, aber einen Termin solltest du dennoch vereinbaren. So stellst du sicher, dass dein Ansprechpartner wirklich Zeit für dich hat. Bereite dich ordentlich vor, Fragen solltest du dir gleich notieren und während des Telefonats die Antworten darauf mitschreiben. Achte auf einen ruhigen Hintergrund und sieh nicht währenddessen fern – Unkonzentriertheit fällt am Telefon sofort auf. Was dir allerdings verborgen bleiben wird, sind Mimik und Gestik des Dozenten. Geht es um Zwischenmenschliches, ist ein persönlicher Termin meist die bessere Variante.

Auch für ein persönliches Gespräch empfiehlt sich in der Regel ein Termin. Völlig unangebracht: Den Professor beim Kaffee mit Kollegen oder beim Mittagessen stören. Läuft dir derjenige zufällig im Flur über den Weg und wirkt nicht gehetzt, kannst du auch hier kurz eine Frage klären. Alles, was einer längeren Antwort bedarf, sollte jedoch gut vorbereitet im Büro geklärt werden. Suggeriert er oder sie dir, dass es doch gerade ungelegen kommt, kündigst du einfach an, dich wegen eines Termins zu melden. Der Dozent wird jedoch dankbar sein, kurze und prägnante (!) Fragen schnell klären zu können, anstatt sich extra dafür einen Termin in den Kalender schreiben zu müssen.

Für schnell geklärte und nicht besonders dringende Anliegen eignet sich auch die E-Mail sehr gut. Inzwischen ist sie ein gängiges Kommunikationsmittel, nichtsdestotrotz gilt natürlich auch hier, dass eine höfliche Anrede und ein eher gehobener Ton angeschlagen werden sollte. Für die erste Anrede solltest du alle Titel kennen und auch nennen. Nutze die Betreffzeile, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht. Formuliere dein Anliegen sachlich und klar, Rechtschreibung und Grammatik sollten korrekt sein, alles andere wirkt sehr nachlässig. Das hier ist keine SMS an einen Freund, Smileys und Abkürzungen sind fehl am Platz. Verwende deine offizielle Uni-E-Mailadresse, „mausi96@xy.de“ ist unprofessionell. Und rechne damit, dass du nicht sofort eine Antwort bekommst. In dringenden Fällen solltest du anrufen oder die Sprechstunde wahrnehmen.

 

Alles klar?

Jetzt kann eigentlich nichts mehr schief gehen, wenn du mit deinem Dozenten in Kontakt trittst. Fettnäpfchen, Missverständnissen und Konflikten kannst du mit unseren Tipps in Zukunft erfolgreich aus dem Weg gehen.

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